Segurança de Dados e Informação: Como tratamento dos arquivos pode afetar a sua empresa

Os dados e informações são fundamentais para a comunicação e funcionamento de qualquer empresa. Estes, são transferíveis entre setores e responsáveis pelo desenvolvimento da atividade fim. Hoje, existem duas preocupações neste sentido: o que fazer com os arquivos em papel, que contêm informações importantes e essenciais, e como proteger os arquivos gerados em meio digital da quebra de sigilo e suas consequências.

Entenda um pouco neste artigo sobre fluxos informacionais, a importância deles, dos arquivos e como é possível controlar o armazenamento de informações de forma assertiva, sendo ele de maneira física ou digital.

O GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES

As informações criadas e que transitam pela empresa são de grande importância para o seu funcionamento e para o desenvolvimento das atividades fim (aquelas pelas quais a empresa foi criada) e das atividades meio (aquelas que dão suporte para que as atividades fim ocorram).

Os setores precisam se comunicar e dar sentido a toda informação, para que, assim, seja possível manter o bom funcionamento e a saúde do negócio em dia, ainda mais no que se diz respeito à produtividade e à gestão de documentos relacionados a pagamentos, recebimentos e outras atividades que envolvam movimentações financeiras.

Desta forma, naturalmente, os documentos são produzidos com alguns principais objetivos: provar para que, quando e por quem foram feitos. Estes arquivos, que são atos de prova, podem ser produzidos em papel ou em formato digital, sendo essa a realidade de muitas empresas hoje em dia.

Tudo isso nos leva pensar: como gerenciar essas informações, independentemente dos formatos em que foram produzidas, para que elas possam atestar a veracidade dos fatos e manter um equilíbrio? Ou, em outra situação, quando a atividade fim da empresa pode envolver terceiros e informações importantes ou sigilosas, e como ter o controle delas para que as pessoas corretas as acessem nos momentos certos?

SUPERANDO O DESAFIO

 Muito mais do que uma sala com papéis ou HDs de computador, os arquivos e a sua forma correta de utilização e armazenamento podem salvar a sua empresa através da organização.

Preparamos algumas soluções imediatas, para você que está lendo esse artigo e se deparou com essa situação na sua empresa, possa aplicar hoje mesmo no seu negócio:

– Faça o mapeamento dos fluxos: quais departamentos e setores se comunicam e quais informações eles trocam.
– Encare o desafio: aquela sala cheia de documentos precisa ser revisitada e, nela, apurado o que é necessário ter guarda ou não.
– Esteja pautado na legislação: cada documento, seja ele proveniente do financeiro, do RH, de comunicação interna ou de qualquer outra natureza, tem um prazo de guarda determinado por algo chamado “tabela de temporalidade”. Existem vários modelos dela disponíveis online.
– Tenha um ambiente digital seguro: se a sua empresa tem os documentos e informações digitalizados, faça backups e procure adquirir programas que sejam capazes de manter as informações seguras em nuvens. Alguns documentos devem ser mantidos por mais de 100 anos!
– Se o desafio for muito grande, procure ajuda profissional: existem profissionais especializados em documentos e informações, que prestam consultoria para organização, eliminação e a execução da correta temporalidade dos documentos.

Estes são apenas alguns dos passos que podem ser dados para manter a saúde de sua empresa intacta e seu fluxo informacional organizado. Portanto, comece hoje mesmo!

OS ARQUIVOS E A SAÚDE FINANCEIRA

Por mais que os documentos internos sejam muito importantes, sabemos que os arquivos do setor financeiro precisam de um cuidado mais atencioso, pois estão relacionados diretamente com a saúde financeira da empresa.

Por isso, ter um Certificado Digital é essencial! Somente através dele, você e sua empresa se tornam capazes de autenticar documentos com validade jurídica.

E Nosso Certificado disponibiliza essa solução de maneira fácil e prática, podendo transformar a sua empresa e evitar seu colapso!

Além disso, se você não possui CNPJ e, ainda assim, quer proteger e validar os seus documentos como pessoa física, a Nosso Certificado também é uma solução efetiva para você.

O sistema possui dois formatos, A1 e A3, que são soluções diferentes e personalizadas para cada tipo de negócio. Você pode escolher a que melhor se encaixa para a sua necessidade.